Telenet : Charitable Giving policy

Telenet charitable giving policy

January 2024

Telenet provides financial and material support to charities and community initiatives by focusing on projects that bridge the digital divide and that strengthen the digital skills of vulnerable people.

Our community investment policy has three levels of engagement:

1/Sponsoring

2/SMS donation sponsoring 2/Structural, long-term partnership

Telenet annually reports on its investments in charities and community initiatives in the Telenet Sustainability Report, section Progress

Telenet's approach to community engagement is outlined on the corporate website.

1. Sponsoring

Telenet can grant a one-offsponsoring to non-for-profit organizations.

Community sponsoring actions represent a limited monetary value (5000€-15,000€) and mainly focus on the donation of hardware (ex. second-hand laptops, mobile data SIM) or offering support of Telenet volunteers.

Exceptionally, Telenet can grant one-off financial support to non-for-profit organizations.

By granting a sponsoring, Telenet does not commit to a structural, long-term partnership with the non-for-profitorganizations.

Application criteria

Telenet applies the following selection criteria when evaluating sponsoring requests:

• The project helps to bridge the digital divide and/or to strengthen the digital skills of vulnerable people
• The project is structural and scalable, with a long-term impact on society
• The application should be submitted by a Belgian social profit organization with a clear societal purpose
• Exceptions are possible in case of community affairs projects with high relevance to Telenet employees, for instance Kom Op Tegen Kanker.

Submission

Motivated sponsoring requests can be submitted directly to the Social Impact (SI) SPOC, currently [e-mail].

Process

Incoming requests are reviewed and approved by the SI SPOC in the Corporate Communication Tribe.

Confidential Internal

• Positive sponsoring files: follow-up is handled by the Corporate Communication Tribe. Costs are booked against the Social Impact budget or the IT budget in case of the donation of second-hand laptops). To request payment, fill out the 'payment without invoice' form.
• Negative sponsoring files receive a motived response.

Given the limited investment, the sponsoring is not formalized in a partnership agreement.

1. SMS donation

In cooperation with the other Belgian telecom providers Mobile Vikings, Orange Belgium, Proximus, and VOO, Telenet also supports SMS donation campaigns. All collected funds are entirely transferred to the non-for-profit organization, without applying any administrative charges.

Application criteria and conditions

• Funds can only be raised by non-for-profit organizations and community initiatives that are officially recognized and approved by the Belgian authorities
• The SMS-short codes are restricted to 4xxx
• The maximum fundraising amount per SMS is 1€
• The maximum duration of the SMS donation campaign is 1 month
• All SMS donation campaigns require prior approval of the telecom providers

The telecom providers apply specific conditions and principles to SMS donation campaigns.

Submission form

Requests should be submitted to all telecom providers using the official request form.

Process

Incoming requests are reviewed by all telecom operators. Only requests that receive approval from all telecom operators can be implemented

• Positive SMS donation requests: follow-up is handled by the CoE Thought Leadership and the Interconnect team. Interconnect costs are waived during the whole period of the SMS donation campaign.
• Negative SMS donation requests receive a motived response

SMS-donation sponsoring is not formalized in a partnership agreement.

Confidential Internal

1. Structural, long-term partnerships

In today's knowledge economy, STEM (Science, Technology, Engineering and Mathematics), creativity and entrepreneurship are imperative. To thrive in the digital economy, children, youngsters and adults need to acquire these 21st century skills. Telenet therefore structurally invests in lifelong learning initiatives that strengthen the STEM competencies and entrepreneurial skills for all, in particular children and youngsters out of underserved communities.

Structural community partnerships represent a long-term commitment (1-3 years), with an important monetary value (up to 100.000 per annum) and an active involvement of Telenet volunteers in the non-for-profit organization, ex. seat in the board or advisory/steering committee.

Application criteria

Telenet applies the following selection criteria when evaluating sponsoring requests:

• The project helps to bridge the digital divide and/or to strengthen the digital skills of vulnerable people
• The project is structural and scalable, with a long-term impact on society
• The application should be submitted by a Belgian social profit organization with a clear societal purpose

Submission form

Structural community partnership opportunities are identified by the Corporate Communication Tribe as part of the company's Social Impact agenda.

Process

The Social Impact (SI) SPOC of the Corporate Comms Tribe evaluates the partnership opportunity based on the application criteria and through extensive discussions with the non-for-profit organization.

• Positive project evaluation: the SI SPOC makes a business case which is discussed with the Corporate Comms Tribe Lead. Once approval received, the SI SPOC formalizes the partnership in close alignment with the non-for-profit organization
• Negative project evaluations receive a motived response

Given the important long-term investment, the partnership is formalized in a partnership agreement, established and reviewed by Telenet Legal and signed by all parties involved. The Telenet template can be used (see addendum 1), but it's also allowed to use the template of the social profit organization if agreed upon by Legal.

Structural partnerships are reviewed and assessed on an annual basis and can be - if and when relevant - renewed.

Confidential Internal

Addendum 1: Partnership agreement for structural, long-term CSR projects

(contractual agreement template also available in FR)

Overeenkomst tussen Telenet en NAAM Organisatie

TUSSEN:

NAAM Organisatie, een vereniging zonder winstoogmerk met maatschappelijke zetel te ADRES, POSTCODE, GEMEENTEingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer xxxhierbij vertegenwoordigd door NAAM, VOORNAAM, TITEL.

Hierna "Begunstigde" genoemd;

EN:

Telenet bv, met maatschappelijke zetel te Liersesteenweg 4, 2800 Mechelen, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0473.416.418 (RPR Antwerpen, afdeling Mechelen) hierbij vertegenwoordigd door NAAM, VOORNAAM, TITEL;

Hierna de "Sponsor" genoemd.

De Begunstigde en de Sponsor worden hierna individueel als een "Partij" en gezamenlijk als de "Partijen" aangeduid.

OVERWEGENDE HETGEEN VOLGT:

1. NAAM Organisatieis een OMSCHRIJVING PROJECT EN PROJECTDOELSTELLINGEN(hierna het "Project").
2. De Sponsor wenst een samenwerking aan te gaan met NAAM Organisatieen deze financieel en/of in naturate ondersteunen bij de uitwerking van het Project (de "Sponsoring").
3. Partijen zijn akkoord om in deze overeenkomst de principes van hun samenwerking uiteen te zetten (hierna de "Overeenkomst").

WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT:

Artikel 1.- Duur van de Overeenkomst

De Overeenkomst vangt aan op DATUM, JAARTALen heeft een duurtijd van AANTALjaar om te eindigen op DATUM, JAARTAL(de "Initiële Termijn").

Na afloop van de Initiële Termijn zullen de Sponsor en de Begunstigde de uitvoering en de naleving van de bestaande Overeenkomst evalueren en een mogelijke verlenging bespreken.

Artikel 2.- Sponsoring

De Sponsor betaalt aan de Begunstigde als sponsoring een éénmalige financiële bijdrage van

1. EUR. Deze bijdrage zal door de Sponsor uiterlijk betaald worden op DATUM, JAARTALop het bankrekeningnummer van de Begunstigde: BANKREKENINGGEGEVENS

En/of

Confidential Internal

Daarnaast biedt de Sponsor aan de Begunstigde gedurende de duur van de Overeenkomst de volgende sponsoring in natura aan voor een totale waarde van xx EUR: OMSCHRIJVING IN KIND SPONSORING

Artikel 3.- Verplichtingen van de Begunstigde

De Begunstigde verbindt er zich toe:

1. Haar verplichtingen opgesomd in deze Overeenkomst volledig na te komen.
2. Betrokken partijen bij NAAM Organisatie, zoals bijvoorbeeld medewerkers, op de hoogte te brengen dat de Sponsor als partner optreedt, en indien nodig, hun akkoord hiervoor en voor de uitvoering van deze Overeenkomst te bekomen.
3. Alle redelijke inspanningen te zullen leveren opdat haar bestuur, personeelsleden, medewerkers (vrijwilligers en/of bezoldigde) en andere personen onder het gezag van NAAM Organisatie, rechtstreeks of onrechtstreeks, de goede naam en faam van de Sponsor niet in het gedrang brengen.
4. De inhoud van de Overeenkomst en de overeengekomen sponsoring niet mede te delen aan derden, behoudens voor het nakomen van wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen of met schriftelijk voorafgaandelijk akkoord van de Sponsor.
5. Alle informatie met betrekking tot de Sponsor naar de pers ook vooraf voor akkoord te bezorgen aan Elise Verlinden ([e-mail]).
   Het grafisch ontwerp van alle materialen met logovermelding van de Sponsor (drukwerk, website, banners,…) vooraf voor akkoord voor te leggen ter attentie van Elise Verlinden ([e-mail]).

Artikel 4.- Verplichtingen van de Sponsor

De Sponsor verbindt zich ertoe:

1. Haar verplichtingen opgesomd in deze Overeenkomst volledig na te komen.
2. De vergoeding te betalen en de sponsoring te leveren zoals bepaald in artikel 2 van de Overeenkomst.
3. De nodige gegevens aan te leveren zodanig dat de Begunstigde haar verbintenissen onder artikel 3 en artikel 5 van de Overeenkomst naar behoren kan uitvoeren.
4. Haar betrokken medewerkers op de hoogte te brengen dat zij als partner optreedt en hun actieve medewerking voor de uitvoering van deze Overeenkomst te bekomen.
5. Alle redelijke inspanningen te zullen leveren opdat haar bestuur, personeelsleden, medewerkers (vrijwilligers en/of bezoldigde) en andere personen onder het gezag van de Sponsor, rechtstreeks of onrechtstreeks, de goede naam en faam van de Begunstigde niet in het gedrang brengen.
6. De inhoud van de Overeenkomst en de overeengekomen sponsoring niet mede te delen aan derden, behoudens voor het nakomen van wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen of met schriftelijk voorafgaandelijk akkoord van de Begunstigde.
7. Alle informatie met betrekking tot de Begunstigde naar de pers ook vooraf voor akkoord te bezorgen aan NAAM, VOORNAAM, EMAILADRES.
8. Het grafisch ontwerp van alle materialen met logovermelding van de Begunstigde (drukwerk, website, banners,…) vooraf voor akkoord voor te leggen ter attentie van
   NAAM, VOORNAAM, EMAILADRES.

Artikel 5.- Sectorgebonden exclusiviteit, visibiliteit en zetel in Adviesraad

In haar hoedanigheid van sponsor en partner, geniet de Sponsor de volgende voordelen:

5.1 [OPTIONAL]De Begunstigde kent de Sponsor exclusiviteit toe binnen de sector waartoe de Sponsor behoort, zijnde de Belgische telecomsector. Dit betekent dat de Begunstigde geen overeenkomsten inzake sponsoring (gelijkaardig aan de Overeenkomst) zal aangaan met partijen (i) actief in dezelfde sector als de Sponsor en (ii) die beschouwd kunnen worden als rechtstreeks concurrerend met de Sponsor.

Confidential Internal

1. De Begunstigde zal de Sponsor de nodige visibiliteit verlenen op de verschillende offline en online communicatie van NAAM Organisatie.
2. (OPTIONAL)De Begunstigde erkent dat de Sponsor één (1) persoon kan afvaardigen om te zetelen in de adviesraad van NAAM Organisatie(de "Adviesraad"). Deze Adviesraad is geen beslissingsorgaan maar kan advies verlenen over onder meer verschillende projecten die NAAM Organisatieaangaan en meer in het algemeen over de werking en evolutie van NAAM Organisatie. De Adviesraad komt minstens tweemaal per jaar samen.

Artikel 6.- Auteurs- en andere rechten

1. Met betrekking tot de rechten die aan de Sponsor via deze Overeenkomst worden toegekend, waarborgt NAAM Organisatiede Sponsor dat hij eigenaar of anderszins rechthebbende is van auteursrechten en andere rechten op de afbeeldingen, beelden, muziek en geluid ("Informatie") die kunnen verspreid worden en dat hij het recht heeft om deze Informatie aan de Sponsor ter beschikking te stellen voor het gebruik, zoals in deze Overeenkomst bepaald.
2. Met betrekking tot de rechten die aan NAAM Organisatievia deze Overeenkomst worden toegekend, waarborgt de Sponsor NAAM Organisatiedat hij eigenaar of anderszins rechthebbende is van auteursrechten en andere rechten op de afbeeldingen, beelden, muziek en geluid ("Informatie") die kunnen verspreid worden en dat hij het recht heeft om deze Informatie aan NAAM Organisatieter beschikking te stellen voor het gebruik, zoals in deze Overeenkomst bepaald.
3. NAAM Organisatieverkrijgt geen intellectuele eigendomsrechten op het door de Sponsor aangeleverde materiaal, waaronder het logo van de Sponsor, behoudens een tijdelijke onoverdraagbare gebruikslicentie op de merken en auteursrechten van de Sponsor voor de uitvoering van huidige Overeenkomst.
4. De Sponsor verkrijgt geen intellectuele eigendomsrechten op het door NAAM Organisatieaangeleverde materiaal, waaronder het logo van NAAM Organisatie, behoudens een tijdelijke onoverdraagbare gebruikslicentie op de merken en auteursrechten van NAAM Organisatievoor de uitvoering van huidige Overeenkomst.

Artikel 7.- Aansprakelijkheid en beëindiging van de Overeenkomst

1. Beide Partijen kunnen onder deze Overeenkomst maximaal aansprakelijk worden gesteld ten belope van de totale waarde van de sponsoring, zoals bepaald in artikel 2 van de Overeenkomst. Geen enkele Partij zal aansprakelijk zijn voor enige indirecte schade of gevolgschade.
2. Iedere Partij heeft het recht om de Overeenkomst schriftelijk onmiddellijk te beëindigen in geval van een herstelbare contractuele fout die niet wordt hersteld binnen de tien (10) kalenderdagen na postdatum van een aangetekende ingebrekestelling aan de in gebreke zijnde Partij hiertoe.
3. Elke Partij zal het recht hebben om deze Overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder gerechtelijke tussenkomst te beëindigen bij aangetekende brief indien de andere Partij het faillissement aanvraagt of failliet verklaard wordt, ontbonden of vereffend wordt (behoudens in het geval van een bona fide herstructurering), of haar activiteiten definitief of tijdelijk stopzet.
4. De verplichtingen van de Partijen welke ingevolge hun aard en natuur van toepassing zijn na de beëindiging van deze Overeenkomst, zullen blijven voortbestaan.

Artikel 8 : Varia

8.1 De Partijen komen uitdrukkelijk en onherroepelijk overeen dat de eventuele nietigheid, ongeldigheid en/of niet-afdwingbaarheid van één van de bepalingen van de Overeenkomst op geen enkele wijze de geldigheid en/of de afdwingbaarheid van de overige bepalingen van de Overeenkomst in het gedrang zal brengen.

De Partijen verbinden zich ertoe om in geval van nietigheid, ongeldigheid of niet- afdwingbaarheid van één of meer bepalingen van de Overeenkomst, te goeder trouw

Confidential Internal

te onderhandelen teneinde de betreffende bepaling te vervangen door een geldige en afdwingbare bepaling die het dichtst aanleunt bij de bedoeling van de Partijen.

1. Deze Overeenkomst kan noch geheel, noch gedeeltelijk door NAAM Organisatieovergedragen of gedelegeerd worden behoudens voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de Sponsor. Deze toestemming kan niet onredelijk geweigerd worden.
2. Ingeval van betwisting zijn de rechtbanken van Antwerpen, afdeling Antwerpen bevoegd. Deze Overeenkomst wordt beheerst door Belgisch recht.
3. Alle eerdere mondelingen of schriftelijke afspraken of overeenkomsten met betrekking tot het voorwerp van deze Overeenkomst worden als onbestaande beschouwd en vervangen door de huidige Overeenkomst.

In tweevoud opgemaakt te Brussel op DATUM, JAARTAL, waarvan elk der Partijen verklaart een exemplaar te hebben ontvangen.

Voor de Begunstigde,	Voor de Sponsor,
_____________________	___________________________
NAAM, VOORNAAM			NAAM, VOORNAAM
TITEL				TITEL

Confidential Internal